Napriek pandémii práca z domu nerastie. Home office si vyžaduje inovácie a zmenu myslenia

Ani napriek celoročnej pandémii, ktorá kruto skúšala a skúša zdravotníctvo, odolnosť verejných financií a spoločnosti celkovo, slovenské firmy stále nedokážu rozsiahlejšie aplikovať možnosti práce z domu.

Home office, remote práca, vzdialená práca, domáca práca, práca z domu. Nech to už podnikatelia a zamestnanci volajú akokoľvek, v roku 2020 museli na to, čo sa pod daným pojmom rozumie naraziť.

Protiepidemické opatrenia nútili zamestnávateľov v záujme neohrozenia zamestnancov a ich aktivity presúvať úlohy do virtuálneho priestoru a k vzdialenej práci z domu. Časť zamestnancov sa zo zmeny tešila, iná však od začiatku varovala pred nepripravenosťou systému slovenského zamestnávania.

Prvotná snaha zamestnávateľov prezentovať home office ako benefit často nevyšla. V režime domácej práce neboli zamestnanci komfortní - často si nevedeli riadiť deň, neboli dobre technicky vybavení a ich manažéri neboli zvyknutí na výzvy vzdialeného riadenia pracovných procesov.

Situácia sa ešte zhoršovala postupom času a nezlepšovaním vyhliadok. Čím dlhšie trval núdzový stav a protiepidemické opatrenia, tým viac sa na nálade zamestnancov začala odzrkadľovať sociálna vylúčenosť. Dištanc, na ktorý neboli zvyknutí negatívne ovplyvňoval nielen náladu, ale aj pracovné výkony.

V kombinácii s nepripravenosťou manažmentu na vzdialené riadenie to viedlo k stavom zámerného znižovania objemu odvedenej práce. Do veľkej miery hrali v negatívnych dopadoch rolu taktiež rodinné vzťahy. Hlavne zatvorené školy a obmedzené možnosti pre trávenie času detí mimo domova nedovoľovali a nedovoľujú veľkej časti pracovníkov pracovať v režime home office.

Výsledok? Napriek celoročným problémom s pandémiou a dostatku času na prípravu posiela aspoň občas k práci z domu svojich zamestnancov iba 35 percent zamestnávateľov.

Zlepšiť tento stav, hlavne s výhľadom prípravy na eventuálne problémy v budúcnosti, by malo niekoľko opatrení na strane štátu - lepšie pomocné mechanizmy, ktoré rešpektujú reálny svet podnikania a zamestnávania, vyššia manažérska zručnosť zamestnávateľov spojená s vyššou dôverou voči zamestnancom, ale aj technologická modernizácia.

Pre svet vzdialenej práce tímov existuje množstvo bezplatných smart aplikácií, ako je napríklad známy Slack. Populárne je aj zdieľanie dokumentov v Google Documents, Office Rnd či využívanie videochatových platforiem ako Zoom, Google Meet, BigBlueButton a Skype.

Je pritom známe a dokázané, že pri správnom manažmente prináša vzdialený manažment výrazné úspory času. Napríklad ak vedúci vedie videokonferenciu tak, že netrávi čas zbytočnými osobnými rozhovormi, a ak potrebuje riešiť niečo dlhšie, necháva to na neskorší súkromný chat s daným partnerom, aby zvyšok tímu nečakal, videokonferencia zaberá menej času než vysedávanie vo fyzickej zasadačke. Psychologicky sa totiž vzdialene všetci viac sústredia na gro - predmet konferencie.

Či už do domácich, alebo korporátnych kancelárií je pritom významné aplikovať nové technológie vrátane internetu vecí. Tie dokážu adekvátne pracovať s prostredím tak, aby sme zvyšovali produktivitu pracovníkov - napríklad riadením osvetlenia, vlhkosti, teploty vzduchu, či zvukových vnemov. V režime home office je vhodné svetelný režim nastaviť podľa typológie človeka - svietiť podľa toho, kedy máme útlm, kedy potrebujeme nabudiť a naopak, kedy potrebujeme ukľudniť.

Efektívne fungujú tiež smart riešenia pre reguláciu ohrevu, chladenia miestnosti, či riadenia tienenia okien. Okrem správnej práce s pozornosťou pracovníka dokážeme vďaka inteligentnému technologickému manažmentu aj šetriť zdroje. Hoci to znie ako vysoké IT, ide o bežné zariadenia a aplikácie pre riadenie kancelárie. Podobné zariadenia na manažment miestnosti nájdete aj v slovenských, či českých eshopoch, pričom cenová nákladovosť nie je nijako významná.

Pri zvládnutí manažmentu vzdialenej práce netreba zabúdať na ochranu dát. Nepripravených užívateľov na domácich nechránených sieťach s nechránenými zariadeniami si všimli aj hackeri, ktorých počet útokov v čase pandémie výrazne narástol. Pokúšajú sa dostať k firemným dátam, či finančným zdrojom. Pracovníci podceňujúci tieto riziká im často otvárajá k útokom dvere. Okrem investície do dobre chráneného softvéru a hardvéru pre home office je dobré dodržiavať aj niekoľko základných princípov vzdialenej komunikácie:

Ochrana prístupov

Nastavujte užívateľské úlohy a prístupy do systémov. Používajte Active Directory.

Viacúrovňové overovanie

Používajte viacúrovňové systémy prihlasovania sa do firemných a komunikačných systémov. Dostupné sú generátory QR kľúčov, captcha, či sms notifikácie.

Vzdialené pripojenie do siete

Majte vzdialené pripojenia do sietí pod kontrolou. Členovia tímov by sa mali pripájať len na overené siete.

Virtual Private Network (VPN)

Nastavenie vlastnej VPN je najbezpečnejším krokom pre vytvorenie chráneného toku informácií.

Šifrovanie hardware

Zariadenia, na ktorých sa vyskytnú firemné dáta, by mali mať šifrované pevné disky.

Nezabúdajte na externé média

Šifrujte externé médiá - USB kľúče, externé pevné disky, či data storage - fyzickou alebo virtuálnou metódou.